DOT Support
DOT Support is een administratiekantoor in Hilversum dat meer doet dan boekhouden. Onder één dak zitten de financiële administratie en jaarrekeningen, de belastingaangiften, de salarisadministratie, HR, juridisch advies en IT. Klanten variëren van zelfstandigen zonder personeel tot bedrijven met tientallen medewerkers.
Wat klanten aan DOT Support waarderen, is vrij eenvoudig: een vaste contactpersoon die het bedrijf kent, een vast tarief zonder verrassingen achteraf, en iemand die de telefoon opneemt. Wie overstapt van een ander kantoor, wordt van A tot Z overgezet.
De markt
De administratiebranche vergrijst. Veel kantoren draaien op een eigenaar die zelf de klanten kent en zelf het werk doet. Als die eigenaar wil stoppen, staat er zelden een opvolger klaar. Voor de klanten van zo'n kantoor is dat een probleem: hun boekhouding, hun aangiften en hun salarissen moeten gewoon doorlopen.
Tegelijk vraagt het vak steeds meer van een klein kantoor. Software, koppelingen, wetgeving en beveiliging veranderen sneller dan één eigenaar kan bijhouden. Een kantoor dat dit goed heeft ingericht, heeft in deze markt een voorsprong.
Ambitie
Wij hebben DOT Support toegevoegd aan ons portfolio om het kantoor te versterken in een markt die vergrijst. Niet door groter te worden om het groter zijn, maar door kantoren waarvan de eigenaar wil stoppen een plek te geven waar hun klanten en medewerkers goed terechtkomen. Buy-and-build dus: kantoren overnemen en aansluiten op wat bij DOT Support al staat, en daarnaast zelf groeien.
Die basis hebben wij eerst gelegd. Voordat er een kantoor bij kan, moet het werk bij DOT Support zelf soepel lopen, en daar hebben wij al veel geautomatiseerd. Wij hebben de systemen aan elkaar gekoppeld, zodat gegevens één keer worden ingevoerd en daarna vanzelf op de juiste plek komen. Een kantoor dat straks aansluit, landt in een werkende inrichting in plaats van in een losse verzameling mappen.
Wat wij eraan toevoegen
Bij DOT Support is de eigenaar aan boord gebleven. Hij kent de klanten, het team en de markt, en dat blijft zo. Wat wij als THEO inbrengen zijn twee dingen: de automatisering van het werk eromheen, en de ervaring met overnames. Dat laatste betekent het vinden van kantoren die passen, de gesprekken met eigenaren die aan stoppen denken, de waardering en de overdracht.
Samen met de eigenaar werken wij de buy-and-buildstrategie voor DOT Support uit. Welke kantoren passen erbij en welke niet. Hoe een overgenomen kantoor aansluit, van de klanten en de medewerkers tot de systemen. In welke volgorde de stappen komen, zodat het bestaande werk er niet onder lijdt. Dat plan is nu in de maak.
De automatisering die wij bij DOT Support hebben neergezet, is meteen de blauwdruk voor elk kantoor dat erbij komt. Bij een overname hoeven wij niet opnieuw te beginnen: de klanten en de administratie van het nieuwe kantoor gaan over naar de inrichting die er al staat, zodat het team daar snel op dezelfde manier kan werken.
Samenwerking in plaats van afscheid
Niet elke ondernemer wil verkopen en vertrekken. Sommige eigenaren willen juist een partner om de volgende stap mee te zetten. Bij DOT Support is dat de route: de eigenaar blijft, wij bouwen mee. Dat laat ook zien dat ons werk breder is dan opleiders en exameninstituten. Een administratiekantoor met een goede basis en een eigenaar met plannen past er net zo goed bij.
Waar we nu staan
De buy-and-buildstrategie voor DOT Support wordt op dit moment uitgewerkt. Wat wel al vaststaat: DOT Support draait door onder de eigen naam en met de eigen mensen, het handwerk eromheen is grotendeels geautomatiseerd, en het kantoor heeft er een partner bij voor de volgende fase.
Voor eigenaren die overwegen om bij DOT Support aan te sluiten, is één ding goed om te weten: uw bedrijfsnaam blijft het aanspreekpunt voor uw klanten. Daar verandert niets aan. Het enige wat erbij komt, is "Powered by DOT Support" met het logo. Zo blijft uw kantoor herkenbaar voor de klanten die u al jaren kennen, en staat er een grotere organisatie achter.
Heeft u zelf een administratie- of boekhoudkantoor en denkt u na over stoppen of overdragen? Lees hoe wij administratiekantoren overnemen.